NetCamp Office 1.5

Administration

Under administrationsfliken visas endast det som du har behörighet att ändra. Alla användare kan här ändra sitt lösenord. Administrationsfliken inkluderar funktioner för att hantera övriga NetCamp Office. Du kan skapa och ändra användare och epostkonton. Du kan även skapa strukturen för tidrapportering och dokumenthantering. Här följer en detaljerad beskrivning.

Användare
NetCamp Office' användarhantering säkrar systemet från obehörigt användande. Administratören kan skapa och ta bort användare samt ändra deras lösenord.

OBS!!!
Användare som skapas här kan även få ett epostkonto! Samma användarnamn och lösenord används för detta. Två epostalias kommer att skapas, både kort- och fullständigt namn t ex test@netcamp.se och test.testsson@netcamp.se.

Ny
Registrera en ny användare, tilldela lösenord och ange behörighet.

• Namn
  Ange användarens kompletta namn, t ex Tess Testsson.
• Epost
  Ange en epostadress till, t ex tess@netcamp.se. Detta är enbart för att NCO ska ha en referens till användaren.
• Inloggningsnamn
  Ange det namn som användaren ska använda vid inloggning, t ex tess. Detta är ofta ett förnamn eller smeknamn.
• Lösenord
  Välj ett lösenord med minst 6 tecken och med blandade alfanumeriska och numeriska tecken.
• Upprepa lösenord
  Skriv lösenordet en gång till, så att det inte blev fel.
• Anställningsnummer
  Ange användarens anställningsnummer om detta existerar. Detta är ingen viktig information.
• Pris 1
  Ange prisnivå för timdebitering av användaren. Detta används vid rapportgenerering i tidrapporteringen.
• Pris 2
  Ange alternativ prisnivå för timdebitering av användaren. Detta används vid rapportgenerering i tidrapporteringen.
• Pris 3
  Ange alternativ prisnivå för timdebitering av användaren. Detta används vid rapportgenerering i tidrapporteringen.
• POP-konto
  Välj Ja om ett epostkonto ska skapas. Utan detta blir användaren endast en NetCamp Office användare.
• Aktiv
  Välj Ja om användaren ska kunna logga in omedelbart. Detta kan även användas för att temporärt stänga ute en användare ur systemet.
• Administratör
  Välj Ja om användaren ska få administratörbehörighet.

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga användare. Välj den användare som du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas. Här kan du för alla användare lägga in autosvar (vacation) och vidareskickande (forward) genom att välja Epost i listan.

Tillbaka

Verksamhet
Tidrapporteringen byggs upp av verksamheter, projekt och aktiviteter. Verksamheter kan användas om företaget har tydligt avgränsade verksamheter. Denna hantering ger en tydlig avgränsning vid rapportgenerering. Under en verksamhet registreras projekt. Tid skrivs på olika aktiviteter under ett projekt.

Ny
Registrera en ny tidrapporteringsverksamhet.

• Nummer
  Ange ett identifikationsnummer för verksamheten, t ex 1.
• Verksamhet
  Ange ett relativt kort och beskrivande namn på verksamheten, t ex Konsulttid.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning för verksamheten, t ex Företagets avdelning för konsulttjänster.

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga verksamheter. Välj den verksamhet du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Projekt
I tidrapporteringen skapas projekt under en verksamhet. Projekten kan användas för att summera debiterbar tid eller att hålla reda på intern tid.

Ny
Registrera ett nytt tidrapporteringsprojekt.

• Nummer
  Ange ett identifikationsnummer för projektet, t ex 1001. Här kan företaget redan ha en nummerstandard som kan följas.
• Namn
  Ange ett relativt kort och beskrivande namn på projektet, t ex Kundproj 1, Ekonomi eller Försäljning.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning för projektet, t ex Ekonomihantering, fakturering och löner.
• Verksamhet
  Ange vilken verksamhet som projektet ska kopplas till.

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga projekt. Välj det projekt du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Aktivitet
I tidrapporteringen skapas aktiviteter som är samma under alla projekt. Det är aktiviteterna som den faktiska tidrapporteringen sker emot.

Ny
Registrera en ny tidrapporteringsaktivitet

• Nummer
  Ange ett identifikationsnummer för aktiviteten, t ex 1.
• Verksamhet
  Ange ett relativt kort och beskrivande namn på verksamheten, t ex Interntid, konsulttid eller restid.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning för aktiviteten, t ex Odebiterbar tid.

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga aktiviteter. Välj den aktivitet du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Epostalias
Här kan administratören skapa och ändra epostalias. Alias är egentligen bara en epostadress som pekar på ett eller flera verkliga konton. Exempel på epostalias är info, jobb och support vilka normalt styrs vidare till personliga epostkonton.

Ny
Registrera ett nytt alias.

• Epostalias
  Ange ett kort och tydligt namn för aliaset. Tänk på att du inte kan använda svenska tecken, mellanslag eller andra ovanliga tecken. Godkända tecken är a-z, 0-9, marksträck (underscore) och punkt.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning över aliasets användningsområde.
  

Bocka för vilken/vilka användare som ska epost till aliaset. Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga alias. Välj det alias som du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Epostlista
Här kan administratören skapa och ändra epostlistor. En epostlista används för att skicka epost till många personer samtidigt. Exempel på epostlistor är nyhetsbrev, alla och ekonomiavdelningen. Se även Epostlistor för en noggrannare beskrivning av hur epostlistor ska hanteras.

Ny
Registrera en ny lista.

• Epostlista
  Ange ett kort och tydligt namn för listan. Tänk på att du inte kan använda svenska tecken, mellanslag eller andra ovanliga tecken. Godkända tecken är a-z, 0-9, marksträck (underscore) och punkt.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning över listans användningsområde. Används av automatiska epostmeddelanden.
• Tillåtna avsändare
  Välj Alla (alla i världen), Medlemmar (endast medlemmar på listan kan skicka) eller Specificerad (skriv in en epostadress).
• Mottagare
  Välj avsändaradress med antingen Mottagare (mottagarens epostadress), Epostlista (listans epostadress) eller Specificerad (skriv in en epostadress).
• Avsändare
  Välj Avsändare (avsändarens personliga epostadress) eller Specificerad (skriv in en epostadress).
• Svara till
  Välj Epostlista (listans namn används som svarsadress), Specificerad (skriv in en epostadress) eller Avstängd (ingen svarsadress finns i meddelandet).
• Ämne
  Lägg till text i ämnesraden (subject). Välj Lägg till före, Lägg till efter eller Byt ut (ersätter text i ämnesraden).
• Kräv verifiering
  Välj om person som anmäler/avanmäler sig måste svara på ett verifierings-mail - Ja eller Nej.
• Skicka svar efter sändning
  Välj om avsändaren ska få en kvittens på genomförd sändning till listan - Ja eller Nej.
• Tillåten storlek
  Välj 100 kbyte, 200 kbyte, 500 kbyte, 1 Mbyte eller 2 Mbyte för att begränsa meddelandens strorlek.
• Administratör
  Skriv din egen epostadress så kommer ev meddelanden eller epoststudsar att skickas till dig.
• Typ av lista
  Välj vilken typ av lista som skapas - Epostlista medlemmar i databas (normal hantering), Epostlista medlemmar i uppladdad fil eller SMS-lista medlemmar i databas.
• SMS-nyckel
  Ange en säkerhetsnyckel som gör att ingen annan kan sända SMS till listan. Nyckeln kvitteras ut från NetCamp (013-36 39 00).
• Meddelande vid registrering / Meddelande vid avregistrering / Felmeddelande vid registrering / Meddelande vid bekräftelse
  Standardtexter för automatiska meddelanden.

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga epostlistor. Välj den lista som du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Medlemmar
Här utför du medlemshantering.

• Visa
  Här listas alla epostadresser i en epostlista. Listan kan kopieras och användas i andra dokument.
• Medlemmar
  Medlemmarna i en epostlista visas. Där det går att redigera och ta bort enskilda medlemmar.
• Lägg till
  Lägg till en ny medlem utan att bekräftelse skickas till medlemmen.
• Importera
  Lägg till medlemmar från en fil, till epostlistan. Filen ska innehålla en epostadress och ett namn per rad, skiljt med semikolon, kommatecken eller TAB. Ingen bekräftelse skickas till epostadresserna.
  Exempel: 'anders.nilsson@test.se, Anders Nilsson'

Tillbaka

Dokumenttyp
Administratören skapar här olika några dokumenttyper som användarna kan använda vid dokumentregistrering. Dessa bör vara generella dokumenttyper. Exempel på kategorier är faktura, offert, avtal, brev och mall.

Ny
Registrera en ny typ.

• Typnamn
  Ange ett kort och tydligt namn för typen. Tänk på att för många val ofta gör användaren rådvill om vilken han ska använda.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning över typens betydelse.
  

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga typer. Välj den typ som du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Dokumentklass
Här kan administratören styra dokumentets säkerhetsklass. Användare kan hindras att se dokument genom dess klassificering. Exempel på klasser är hemligt och offentligt.

Ny
Registrera en ny säkerhetsklass.

• Klassnamn
  Ange ett kort och tydligt namn för klasssen. Tänk på att för många val ofta gör användaren rådvill om vilken han ska använda.
• Beskrivning
  Ange en beskrivning över klassens betydelse.
  

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga klasser. Välj den klass som du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Dokumentserie
För att strukturera de lagrade dokumenten knyts ett dokumentnummer till varje dokument. Dessa nummer kan administratören skapa här. Förvalt är användning av dokumentnummer uppdelade på ett antal kolumner och ett löpnummer. Dessa kolumner kan kombineras fritt vid dokumentlagring.
Ett exempel på användning är att först ange företag, sedan serie och sist år. Ett dokumentnummer kan då se ut enligt följande: NC:FK-2004-104. NC: står för NetCamp, FK- står för Faktura, 2004- står för aktuellt år och 104 är det automatiska löpnumret.

Ny
Registera ett nytt kolumnnamn för dokumentserierna.

• Serienamn
  Ange ett kort och tydligt namn för serien. Ett långt namn resulterar i ett långt och svårläsligt dokumentnummer.
  
• Beskrivning
  Ange en beskrivning över seriennamnets betydelse.
• Kolumn
  Ange vilken i vilken kolumn som serienamnet ska inkluderas.
• Förvalt för denna kolumn
  Klicka för om denna serie ska vara den som är förvald (default) när dokument ska lagras.

Klicka på Registrera-knappen.

Ändra
En lista presenteras med befintliga kolumner och serienamn. Välj det serienamn som du vill uppdatera och klicka på Ändra-knappen. Se under Ny för att uppdatera den meny som visas.

Tillbaka

Byt lösen
Det är sunt att med jämna mellanrum byta lösenord, för att försvåra för otillbörliga angrepp. Välj ett lösenord med minst 6 tecken och med blandade alfanumeriska och numeriska tecken. Ett exempel på ett bra lösenord är tokheller23.

• Namn
  Ditt namn visas.
• Gammalt lösenord
  Ange ditt gamla lösenord exakt
• Lösenord
  Ange till nya lösenord
• Upprepa lösenord
  Skriv lösenordet en gång till, så att det inte blev fel.

Klicka på Registrera-knappen. Det nya lösenordet gäller nästa gång du loggar in i systemet.

Tillbaka

Logga ut
Detta avslutar din session i NetCamp Office. Automatisk utloggning sker om du inte använder systemet under en förinställd tid. Detta är en säkerhetsfunktion för att hindra obehöriga från åtkomst av systemet.

Tillbaka

Uppdaterad: 2006-07-20