NetCamp Office 1.5
Administratör
När du har loggar in i NetCamp Office för första gången bör du skapa inställningar för lagring av dokument och rapportering av tid. Du kan i övrigt arbeta som en vanlig användare. Här följer lite kommentarer om hur systemet är tänkt att användas.
Läs även Läs mig först! som innehåller en enkel instruktion för uppsättning av systemet. Detaljerad information om hur du fyller i formulären finns främst under Menyer / Administration.
Dokumenthantering
När du vill börja använda dokumenthanteringen bör du kontrollera med din ledning hur ni ska använda dokumentnummer. Det går t ex att ha olika nummerserier för interrna och externa dokument, eller för speciella kunder. Ta även reda på vilka dokumenttyper och säkerhetsklasser Ni behöver. En bra regel är att inte skapa för många typer och klasser, då det mest skapar förvirring. Skapa med fördel ett dokument som beskriver företagets riktlinjer för dokumenthanteringen.
Det går bra att först skapa ett dokumentnummer, skriva in numret i dokumentet (t ex i Word) och att sedan spara dokumentet mot numret i NetCamp Office. Om du vill spara dokumentet vid ett senare tillfälle är det bara att söka fram dokumentnumret och välja Spara fil.
Du kan även styra så att en användare inte når vissa säkerhetsklassade dokument. Det innebär att användaren fortfarande kan söka fram säkerhetsklassade dokumentnummer, men inte hämta hem dokumenten (inga länkar visas).
Du kan ge ett dokument följande egenskaper;
| Titel | Ett beskrivande namn på dokumentet | t ex "Avtal med kund X" |
| Nummer | Normal genereras ett unikt dok.nr. automatiskt * | t ex FIRMA/2003-001 |
| Typ | Generella typer av dokument * | t ex faktura, offert, avtal, brev och mall |
| Säkerhetsklass | Användares behörighet kan begränsas av klasser * | t ex hemligt och offentligt |
| Version | Nya versioner av dokument får versionsnummer | t ex 1.0 |
*) Du måste skapa struktur för egenskapen.
Tidrapportering
När du vill börja använda tidrapporteringen måste du registrera vilka verksamheter, projekt och aktiviteter som företaget ska skriva tid på. Kontrollera med projektledningen hur projekt ska hanteras. Möjligen kan du göra projektledningen till administratörer så att de kan hantera detta själva. Användarna väljer sedan själva vilka av de skapade projekten som ska synas i deras personliga tidrapporteringsvy.
Under Redovisa kan du välja vilken vecka som ska visas med knapparna i
överkant. Om du håller muspekaren över 
visas en beskrivning av det aktuella projektet. Tid lagras som decimaltal
med decimalpunkt! Det innebär att du skriver fyra och en halv timme
som 4.5, samt att 0.1 motsvarar sex minuter. Obs! När du matar in
tid måste du klicka på Registrera för att inmatningen ska
lagras.
Du kan ge tidrapporteringen följande egenskaper;
| Verksamhet | Olika verksamhetsområden kan separeras * | t ex konsulting, internt och försäljning |
| Projekt | Löpande eller tidsbegränsade tidsskrivningsgrupper * | t ex "konsulting KundX" och "utveckling ProdY" |
| Aktivitet | Egenskapen för alla projekt (här skrivs tiden) * | t ex konsulttid, restid, frånvaro och interntid |
*) Du måste skapa struktur för egenskapen.
Administration
Under administrationsfliken kan du skapa nya användare. Om du även har webbhotell och epost hos NetCamp kan du samtidigt skapa ett epostkonto. Du kan då också skapa epostalias och epostlistor. Bestäm om användaren ska vara administratör och vilka rättigheter han ska ha i övrigt. Du kan även avaktivera en användare som slutat, vilket är att föredra istället för att ta bort användaren då denne t ex kan äga dokument.
Du kan för alla användare byta lösenord, lägga in autosvar (vacation) och vidarebefordran (forward). Välj Användare/Ändra för att få en lista över alla användare.
Lösenord
När du byter lösenord slår det omebelbart igenom i NetCamp Office, men du kan fortsätta arbeta till du loggar/loggas ut. Om du även har webbhotell och epost hos NetCamp kommer även ditt epostlösenord att uppdateras (inom 5 minuter). Glöm därför inte att även ändra lösenord i din epostklient.
Om du har glömt bort lösenordet kan NetCamp hjälpa dig att registrera ett nytt.
Uppdaterad: 2006-07-20