NetCamp Office 1.5

Dokumenthantering

NetCamp Office innehåller ett komplett dokumenthanteringssystem. Här kan du lagra, söka, hämta och uppgradera dokument. Dokumentnummer kan skapas på ett flexibelt sett, med olika serier och fria nummer mm. Stora ansträngningar har lagts på att göra detta system så enkelt att arbeta med som möjligt.

Dokument kan lagras i olika serier. Dessa registreras genom att du väljer i ett antal fördefinierade kolumner medan ett löpnummer automatiskt läggs till. Dessa kolumner skapas under administration. Ett dokumentnummer kan enligt detta system se ut som följer: NC:FK-2000-104. Det går även att helt fritt ange ett dokumentnummer.

Dokument kan även lagras i olika typer. Dessa kategorier bör beskriva företagets olika dokumenttyper, tex faktura, offert, avtal, brev och mall. Dessa val skapas under administration.

Dokument kan även lagras i olika klasser. Dessa kategorier bör beskriva företagets olika säkerhetsklasser, tex allmänt och hemligt. Dessa val skapas under administration.

Dokument kan även lagras i olika versioner. Vid lagring av nya dokumentversioner föreslås löpande nya versionsnummer. Ett nytt dokument föreslås få version 1.0.

Ny

För att registrera ett nytt dokument fyller du i data om dokumentet, anger var det finns på din dator och sparar. Du kan även först allokera ett dokumentnummer, uppdaterad ditt dokument med detta, söka efter dokumentnumret och lagra filen.

Du kan registrera;

• Dokumentets namn
  Ange så målande som möjligt vad dokumentet behandlar. Inkludera inte version eller kategori så detta anges senare.
• Dokumentets nummer
  Här kan dokument skapas i olika serier, t ex för olika kunder eller år.
• Dokumentets typ
  Beskriver dokumentets typ, t ex faktura, offert, avtal, brev och mall.
• Dokumentets klass
  Beskriver dokumentets säkerhetsklass, t ex allmänt eller hemligt.
• Dokumentets version
  Till varje dokument som sparas föreslås automatiskt ett versionsnummer. Ett nytt dokument blir normalt version 1.0. När nya versioner sparas ökas versionsnumret. Du kan närsomhelst ändra versionsnummer till något som passar dig.
• Dokumentfil på lokal dator
  Ange sökväg till dokumentet på din dator.
  OBS!!! Du behöver inte spara dokumentet direkt, utan kan nöja dig med att skapa ett dokumentnummer. Dokumentnumret visas i så fall direkt efter registrering. Du kan sedan uppdatera ditt dokument med numret (t ex i Word), söka i NetCamp Office efter dokumentnumret och spara dokumentet mot dokumentnumret.

Klicka på Spara dokument-knappen för att spara dokumentet eller visa allokerat dokumentnummer.

Sök

Begränsa sökningen genom att ange sökkriterier. Glöm inte att kryssa för att du t ex vill ange ett eget dokumentnamn!

Du kan söka efter;

• Dokumentets namn
  Ange del av namnet utan ”wildcards”. Det räcker att du anger del av namnet (t ex ger ”Faktura” svar med alla fakturor som finns, typ ”Kundfaktura 13” eller ”Faktura 2000-02-03”). Sökningen tar inte hänsyn till stora eller små tecken.
• Dokumentets nummer
  Ange dokumentets fulla dokumentnummer.
• Dokumentets ansvariga
  Ange vem som har skapat dokumentet. Här finns en lista på alla användare i systemet, inkluderande även sådana som har slutat.
• Dokumentets typ
  Ange vilken typ dokumentet tillhör. Här finns en lista på alla nuvarande och tidigare använda kategorier. Typer ändras av administratören under fliken Administration.
• Dokumentets version
  Ange om endast senaste versionen (förvalt), om alla versioner eller om en angiven version ska visas. Här finns en lista med möjliga programversioner.

Ange hur du vill ha dokumentlistan presenterad. Normalvärde är sortering efter nyaste dokument. Du kan även välja att sortera efter Dokumentnummer, namn, ansvarig och äldsta dokument.

Klicka på Sök dokument-knappen för att utföra sökningen.

Resultatet presenteras med dokumentnummer, version, sparat/uppdaterat datum, filnamn, typ, klass och ansvarig. Dokumenten visas i grupper om tio stycken. Dokument som du inte har behörighet kan sökas fram, men ej förändras.

Logga ut
Avslutar din session i NetCamp Office. Automatisk utloggning sker om du inte använder systemet under en förinställd tid. Detta är en säkerhetsfunktion för att hindra obehöriga från åtkomst av systemet.

Uppdaterad: 2006-07-20