NetCamp Office 1.5

Epostlistor

En epostlista används för att smidigt kunna skicka epost till många personer samtidigt. Den lista med epostkonton som skapas, används för att skicka individuell epost. Exempel på epostlistor är nyhetsbrev@ny.se, alla@ny.se eller ekonomiavdelningen@ny.se. Tänk på att när du skickar epost till epostadresser som ej har bett om det, kallas det för spam och är något som motarbetas av alla seriösa företag på Internet.

Här följer ett exempel på skapande av en epostlista (nyhetsbrev@ny.se) för utskick av nyhetsbrev. Blå text berättar vad vi har valt för att få en fungerande epostlista.

Skapa en epostlista

Bestäm först vad epostlistan ska användas till, och hur du vill att epost presenteras för mottagaren.

Vi vill skapa ett månatligt nyhetsbrev som en person ska skicka opersonligt till prenumeranterna. Om man svarar på nyhetsbrevet ska ett epostalias skicka meddelandet till berörda personer i företaget. Prenumeranter ska själva kunna anmäla sig till, och avanmäla sig från listan.

Logga sedan in i NetCamp Office med administratörsbehörighet. Välj Administration och Ny Epostlista. Se även under Menyer, Administration och Epostlista för en kortare beskrivning av hur epostlistor ska hanteras.

Listans namn

Epostlistans namn bildar den epostadress som man skickar till för att sända ut ett meddelande på listan. Tänk på att du inte kan använda svenska tecken, mellanslag eller andra ovanliga tecken. Godkända tecken är a-z, 0-9, marksträck (underscore) och punkt.

Vi väljer nyhetsbrev_send@ny.se som namn för vår epostlista. Det är ett namn som ingen känner till utom Nisse, som ska skicka nyhetsbrevet.

Beskrivning

Beskrivningen av listan används som ämne (subject) när systemet skickar meddelande om att användaren är registrerad eller avregistrerad.

Vi skriver Månatligt nyhetsbrev. Tänk på att texten syns i epost vid registrering!

Tillåtna avsändare (Send restrictions)

Bestäm vem som har rättighet att skicka epost till listan. Alla innebär att hela världen kan skicka till listan, Medlemmar innebär att endast deltagare i listan kan skicka och Specificerad innebär att endast en angiven epostadress kan skicka till listan. Det går även bra att specificera ett mailalias som flera personer kan ändra avsändare till och skicka till listan.

Vi väljer Specificerad och skriver in nisse@ny.se. Nu godkänns bara Nisses meddelanden för utskick.

Mottagare (To address)

Här specificeras den epostadress som ska dyka upp när meddelanden når medlemmar i listan. Här finns tre val - Mottagare (mottagarens epostadress), Epostlista (listans epostadress) eller Specificerad (skriv in en epostadress).

Vi väljer Mottagare vilket gör att mottagare ser vilken adress meddelandet är skickat till.

Avsändare (Sender address)

Bestäm epostadressen som ska visas som avsändare i meddelandet. Avsändare innebär att avsändarens personliga epostadress visas i meddelandet, medan Specificerad innebär att en angiven adress visas som avsändare i meddelandet. Avsändaradressen används alltid som avsändare till meddelanden om att användaren är registrerad eller avregistrerad!

Vi väljer Specificerad och skriver in nyhetsbrev@ny.se. Nu ser Nisses utskick inte ut att komma från honom personligen utan från en allmän adress. OBS! Vi måste gå in under Epostalias och skapa nyhetsbrev@ny.se och välja vilka på företaget som ska för eventuella svar på utskicket.

Svara till (Reply to address)

Bestäm epostadressen som ska visas som svarsadress i meddelandet. Epostlista innebär att epostadressen som är angiven under Epostlista visas i svarsfältet, medan Specificerad innebär att en angiven adress visas som svarsadress i meddelandet. Du kan även välja Avstängd som innebär att ingen svarsadress finns med i meddelandet. Tänk på att en specificerad adress måste finnas som epostkonto eller epostalias!

Vi väljer Specificerad och skriver in nyhetsbrev@ny.se. Nu skickas inte eventuella svar tillbaka till Nisse, utan till någon annan i företaget. OBS! Vi måste gå in under Epostalias och skapa nyhetsbrev@ny.se och välja vilka på företaget som ska få eventuella svar.

Kräv verifiering

Bestäm om personer som anmäler sig eller avanmäler sig från listan, måste svara på ett epostmeddelande för att verifiera sig. Ja innebär att verifieringskrav skickas via epost och Nej innebär att ingen speciell hantering inkluderas. Du kan styra meddelandet som skickas genom att ändra texten under Meddelande vid bekräftelse.

Vi väljer Ja för att skapa en säkrare hantering av personer som ansluter eller kopplar bort sig från epostlistan.

Ämne

Epostlistans ämne (subject) kan lätt kompletteras eller byts ut, för lättare identifiering av meddelandena. Fältet kan lämnas tomt. En text som t ex [Firmans nyhetsbrev] gör att användare lätt identifierar meddelanden, och att de enkelt kan katalogiserade det.

Vi skriver ingenting här.

Skicka svar efter sändning

Du kan välja att få en kvittens när du skickar till listan. Det kan vara praktiskt att veta att sändningen verkligen har fungerat. Ja innebär att du får en epostkvittens och Nej innebär att ingen sådan skickas.

Vi väljer Ja så att Nisse får ett kvittensmeddelande när han sänder till epostlistan.

Tillåten storlek

Bestäm största tillåtna epostmeddelande. Det är bra att begränsa storlek då meddelandena mångfaldigas och kan lasta ned en mailserver totalt. Generellt är det inte att rekommendera att bifoga filer vid utskick via epostlistor.

Möjliga maxgränser är 100 kbyte, 200 kbyte, 500 kbyte och 1 Mbyte.

Vi begränsar meddelandens storlek till 200 kbyte för att inte överlasta mailservern, samt för att inte belasta prenumeranterna med tunga meddelanden.

Administratör

Bestäm vem som ska få felmeddelanden vid utskick. Det är inte ovanligt att epostadresser förändras så att epostmeddelanden studsar tillbaka. Dessa studsar behöver tas omhand.

Vi skriver in Nisses adress, nisse@ny.se, så att han får ev. meddelanden eller studsar från utskicket.

Typ av lista

Bestäm om epostadresser ska komma från databasen, från en uppladdad fil eller om det är SMS som ska skickas. En uppladdad fil ligger kvar och kan användas för flera utskick. Du väljer fil under Epostlista, Ändra och Ladda upp.

Vi väljer Epostlista medlemmar i databas för att kunna använda den automatiska användarhanteringen och registreringssidorna på webben.

SMS-nyckel

För hög säkerhet krävs en nyckel vis sändning av SMS. Denna nyckel tilldelas av NetCamp.

Vi skriver ingenting här eftersom vi gör en epostlista.

Meddelande vid registrering / meddelande vid avregistrering / felmeddelande vid registrering / meddelande vid bekräftelse

Bestäm standardmeddelande som skickas till användaren vid registrering, avregistrering, fel samt vid bekräftelsemeddelande.

Vi ändrar så att texten passar vårt företag.

Registreringssidor på webben

Ett sätt att få en smidigt hanterad epostlista är att låta användaren själv lägga till eller ta bort sig på en sida på webben. För att göra detta måste du förstå HTML-programmering. Här följer ett exempel på hur koden kan se ut;

Variabelbeskrivning
!endurl Den url användaren hammnar på efter registreringen
!maillist Ange namnet på epostlistan
!mode register|remove två värden som beskriver vad dom gör
!mail epostadressen som ska registreras
!name Namnet på personen som har epostadressen (den behövs inte men gör det lättare att hitta i listan i Netcamp Office administrationen av epostlistan)

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>
Titel
</TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<H1>Rubrik</H1>
<BR>
<FORM METHOD=POST ACTION="http://internt.ny.se/maillist.php">
<INPUT TYPE=HIDDEN NAME="!endurl" VALUE="http://www.ny.se">
<INPUT TYPE=HIDDEN NAME="!maillist" VALUE="nyhetsbrev_send">
<TABLE>
<TR><TD>
<INPUT CHECKED TYPE=RADIO NAME="!mode" VALUE="register">
</TD><TD>Registrera</TD></TR>
<TR><TD>
<INPUT TYPE=RADIO NAME="!mode" VALUE="remove">
</TD><TD>Ta bort</TD></TR>
<TR><TD>Epostadress:</TD><TD>
<INPUT TYPE=TEXT NAME="!mail" SIZE="40" MAXSIZE="40" VALUE="">
</TD></TR>
<TR><TD>Namn:</TD><TD>
<INPUT TYPE=TEXT NAME="!name" SIZE="40" MAXSIZE="40" VALUE="">
</TD></TR>
</TABLE>
<INPUT TYPE=SUBMIT NAME="Submit" VALUE="Registrera">
</BODY>
</HTML>

Rubrik